Rechnung erstellen

Menü: Akte des Patienten › Abrechnungsfall › Rechnung erstellen – oder Abrechnung (rechte Liste der offenen Abrechnungsfälle)

Aus einem Abrechnungsfall wird mit einem Klick eine Rechnung nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) mit allen Diagnosen und Leistungen. Die Rechnung bekommt sofort ihre Rechnungsnummer, gilt aber erst mit dem Druck als gestellt. Bis dahin können Sie sie noch prüfen und ändern.

Überblick: vom Abrechnungsfall zur gestellten Rechnung

1. Im Abrechnungsfall sind Diagnosen und Leistungen erfasst (siehe Leistungen und Diagnosen).
2. Rechnung erstellen: Salvia legt die Rechnung mit dem Status „In Bearbeitung“ an und vergibt die Rechnungsnummer. Der Abrechnungsfall ist damit abgeschlossen und lässt sich nicht mehr bearbeiten.
3. Drucken (sofort oder später): Erst wenn Sie im Druckfenster Drucken oder Als PDF laden wählen, ist die Rechnung gestellt. Sie steht dann auf „Noch offen“, das Rechnungsdatum ist gesetzt und die Mahnfrist läuft.
4. Ab jetzt sind Inhalt und Adresse gesperrt. Änderungen gehen nur noch über Storno und Korrekturrechnung.

Rechnung aus dem Abrechnungsfall erstellen

Es gibt zwei Wege, beide führen zum selben Fenster:

• In der Akte: Öffnen Sie den Abrechnungsfall und klicken Sie oben auf Rechnung erstellen. Der Fall wird vorher gespeichert.
• Auf der Seite Abrechnung: In der rechten Liste stehen alle noch nicht abgerechneten Abrechnungsfälle. Klicken Sie in der Zeile auf das Häkchen-Symbol („Erstellt eine Rechnung aus dem Abrechnungsfall.“).

So gehen Sie vor:

1. Klicken Sie auf Rechnung erstellen bzw. das Häkchen-Symbol. Das Fenster Rechnung erstellen öffnet sich.
2. Prüfen Sie die Angaben unter Abrechnungsfall: Patient, Anzahl der Leistungen und Summe.
3. Entscheiden Sie mit den beiden Schaltern, was danach passieren soll (Tabelle unten).
4. Klicken Sie auf Rechnung erstellen. Oben rechts erscheint die Meldung „Rechnung … wurde angelegt, der Abrechnungsfall ist abgeschlossen.“
5. Ist Sofort drucken eingeschaltet, öffnet sich das Druckfenster. Wählen Sie Drucken oder Als PDF laden.

Hinweis: Enthält der Abrechnungsfall keine Leistungen, warnt das Fenster: Die Rechnung hätte den Betrag 0,00 €. Brechen Sie dann ab und tragen Sie die Ziffern zuerst im Abrechnungsfall ein.

Ohne Diagnose: Ohne Diagnose erstatten private Krankenversicherung und Beihilfe in der Regel nicht. Hat der Abrechnungsfall keine Diagnose, zeigt das Fenster deshalb die Karte Keine Diagnose, und der Knopf heißt Trotzdem erstellen. Brechen Sie ab und tragen Sie die Diagnose im Abrechnungsfall im Reiter Diagnosen ein – oder erstellen Sie die Rechnung bewusst ohne Diagnose. Bei Ausfallrechnungen fragt Salvia nie.

Was aus dem Abrechnungsfall übernommen wird

Die Adresse wird beim Erstellen einmal übernommen. Ändern Sie später die Anschrift des Patienten, bleibt die Rechnung unverändert. Solange die Rechnung „In Bearbeitung“ ist, können Sie die Adresse auf der Rechnung selbst korrigieren (siehe Rechnung bearbeiten).

Rechnungsnummer

• Die Nummer wird sofort beim Erstellen vergeben, nicht erst beim Druck. Sie kommt aus dem Nummernkreis der Rechnungsvorlage (Format und Zählerstand je Jahr, siehe Rechnungsvorlagen).
• Eine vergebene Nummer bleibt an der Rechnung, auch wenn Sie danach eine andere Rechnungsvorlage wählen.
• Wird eine gestellte Rechnung storniert, erhält die Stornorechnung eine eigene Nummer aus demselben Nummernkreis.
• Jede Nummer gibt es nur einmal - Rechnungs- und Stornonummern werden nie doppelt vergeben, auch nicht bei gleichzeitigem Erstellen an mehreren Arbeitsplätzen. Eine schon vergebene Nummer überspringt Salvia; dabei können Lücken entstehen.

Rechnungsdatum

• Beim Erstellen bleibt das Rechnungsdatum leer.
• Beim ersten bestätigten Druck setzt Salvia das Druckdatum ein – es sei denn, Sie haben vorher auf der Rechnungsseite ein Datum unter Rechnungsdatum eingetragen. Dann gilt Ihr Datum.
• Ab dem Rechnungsdatum läuft die Frist bis zur ersten Mahnung (Tage aus der Rechnungsvorlage, siehe Zahlungen und Mahnungen).

Drucken

Gedruckt wird immer über das Druckfenster. Nur Drucken oder Als PDF laden zählen. Wählen Sie Abbrechen, ist kein Print Agent verbunden oder lehnt der Drucker den Auftrag ab („Druck fehlgeschlagen“), bleibt die Rechnung „In Bearbeitung“. Salvia meldet dann „Nicht gedruckt“: Die Rechnung gilt erst nach „Drucken“ oder „Als PDF laden“ als gestellt. Ist der Drucker nur ausgeschaltet oder ohne Papier, nimmt die Druckwarteschlange den Auftrag an: Die Rechnung gilt als gestellt und kommt heraus, sobald der Drucker bereit ist – dann nicht erneut drucken (siehe Drucker).

Drucken Sie eine Rechnung ohne Diagnose später auf der Rechnungsseite oder aus der Rechnungsliste, fragt Salvia vorher noch einmal nach (siehe Rechnung bearbeiten).

Beim ersten Druck:

• setzt Salvia Status „Noch offen“, Rechnungsdatum, Gedruckt am und die Fälligkeit der ersten Mahnung,
• druckt die eingestellte Zahl an Originalen und Kopien. Reihenfolge der Einstellung: zuerst am Patienten (Reiter Abrechnung), dann bei Privatversicherten die Werte „Privatversicherte“ der Rechnungsvorlage, dann die Rechnungsvorlage. Ohne Angabe: 1 Original, keine Kopie. Kopien tragen den Aufdruck „KOPIE“.

Jeder spätere Druck der Rechnung ist eine Kopie mit Aufdruck „KOPIE“ und ändert an der Rechnung nichts. Jeder Druck steht im Reiter Protokoll der Rechnung.

Was auf dem Papier steht:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Kopftext, die Diagnosen, die Leistungen, Gesamtsumme, Fußtext und darunter die Anweisungen.
• Die Leistungen stehen in den Spalten Datum, Nr., Leistung, Anzahl, Einzelbetrag und Betrag (Anzahl × Einzelbetrag). Unter der Bezeichnung stehen Zusatz und „Begründung: …“, analoge Ziffern tragen ein „A“ (z. B. „21.1 A“), und die Auslagen folgen am Ende als eigener Block Auslagen mit Summe Auslagen – siehe Die Rechnung im Druck.
• Ein Freitext steht als kursive Zeile ohne Nummer, Anzahl und Beträge zwischen den Leistungen.
• Enthält die Rechnung Produkte (Positionen vom Typ MwSt.), schlüsselt Salvia über der Gesamtsumme nach dem Umsatzsteuergesetz auf: „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG):“ für die Heilbehandlungen (z. B. die GebüH-Positionen), je Steuersatz „Netto 19 %:“ und „zzgl. 19 % USt.:“. In der Leistungstabelle stehen dann zusätzlich die Spalten Netto und USt. je Position. Zusammen ergeben die Zeilen genau die Gesamtsumme. Statt der normalen Texte druckt Salvia dann die Steuertexte, sofern sie ausgefüllt sind. Eine Rechnung ohne Produkte bleibt ohne diese Zeilen.
• Produkte mit 0 % stehen als eigener Steuersatz da („Netto 0 %“, „zzgl. 0 % USt.: 0,00 €“). Ob ein Produkt 0 % oder 19 % trägt, legen Sie an der Ziffer fest.
• Brutto ist maßgeblich: Produkte werden mit ihrem Bruttopreis erfasst. Je Steuersatz rechnet Salvia das Netto aus der Bruttosumme, die Steuer ist der Rest. Deshalb kann die Summe der Netto-Spalte bei vielen kleinen Beträgen um einige Cent von der Zeile „Netto“ abweichen – die Zeilen über der Gesamtsumme stimmen immer.
• Kleinunternehmer: Steht die Rechnungsvorlage auf „Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG)“, weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, auch nicht bei Produkten mit 19 % – der Betrag bleibt gleich. Über der Gesamtsumme stehen dann „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG):“ für die Heilbehandlungen und „ohne USt. (§ 19 UStG):“ für die Produkte, ohne Netto- und Steuerzeilen. Unter der Gesamtsumme steht „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“, außer Kopf- oder Fußtext bzw. die Druckvorlage nennen § 19 schon. Die Auswertung zählt diese Produkte ebenso als „ohne USt. (§ 19 UStG)“ (siehe Auswertung).
• Was beim Stellen galt, behält die Rechnung: Schalten Sie die Vorlage später um, ändern sich gestellte Rechnungen nicht – auch nicht beim Nachdruck. Rechnungen in Bearbeitung richten sich beim nächsten Speichern oder Drucken nach der Vorlage.
• Rechts oben – unter Ort und Datum, neben Rechnungsnummer und Rechnungsdatum – steht ein GiroCode über den offenen Betrag, wenn in der Rechnungsvorlage eine vollständige Bankverbindung steht und GiroCode drucken eingeschaltet ist.
• Das Aussehen (Kopf, Fuß, Hintergrund) kommt aus der Druckvorlage der Rechnungsvorlage (siehe Drucklayouts).

Per E-Mail oder als PDF

Einen eigenen Knopf zum E-Mail-Versand gibt es bei Rechnungen nicht. Wählen Sie im Druckfenster Als PDF laden: Sie erhalten die Rechnung als PDF-Datei, und die Rechnung gilt – wie beim Drucken – als gestellt.

Tipps und typische Fragen

Der Abrechnungsfall lässt sich nicht abrechnen: „Zu diesem Abrechnungsfall gibt es bereits Rechnung …“. Zu jedem Abrechnungsfall gibt es nur eine Rechnung. Die Meldung nennt Nummer, Datum und Status der vorhandenen Rechnung. Ist sie falsch, stornieren Sie sie und erstellen Sie eine Korrekturrechnung (siehe Storno und Korrektur).

„Der Abrechnungsfall ist als ‚nicht abrechnen‘ markiert.“ Ein so markierter Fall wird nie zur Rechnung. Legen Sie bei Bedarf einen neuen Abrechnungsfall an.

„Der Abrechnungsfall wurde inzwischen an einem anderen Arbeitsplatz abgeschlossen.“ Jemand anderes hat den Fall gleichzeitig abgerechnet. Ihre Änderungen am Fall werden dann nicht übernommen. Die Rechnung finden Sie unter Abrechnung in der Rechnungsliste.

Die Rechnung wurde erstellt, der Druck ging aber schief. Die Rechnung ist trotzdem angelegt und steht „In Bearbeitung“ in der Rechnungsliste. Drucken Sie sie dort erneut (Drucker-Symbol in der Zeile).

„In der Rechnungsvorlage … ist keine Druckvorlage hinterlegt.“ Wählen Sie unter Stammdaten › Rechnungsvorlagen im Bereich Druck eine Druckvorlage aus.

„Das Drucklayout ist für die Spalten der Rechnung zu schmal.“ Die Spalten der Rechnung passen nicht auf die Seite, meist bei A5 mit Produkten. Verringern Sie unter Stammdaten › Drucklayouts den linken oder rechten Rand oder wählen Sie ein größeres Papierformat.

„Die Position „…“ ist zu lang für eine Seite.“ Zusatz oder Begründung dieser Position sind zu lang. Kürzen Sie sie in der Rechnung (siehe Rechnung bearbeiten).

Auf der Rechnung fehlt die Mehrwertsteuer, obwohl ein Produkt mit 19 % darauf steht. Vermutlich steht die Rechnungsvorlage auf „Kleinunternehmer“. Prüfen Sie unter Stammdaten › Rechnungsvorlagen in der Karte Vorlage den Schalter Kleinunternehmer – keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG). Ist die Rechnung schon gestellt, bleibt sie, wie sie ist; korrigieren Sie sie über Storno und Korrekturrechnung (siehe Storno und Korrektur) – die Korrekturrechnung richtet sich nach der aktuellen Vorlage.

Sofort drucken oder erst prüfen? Bei gewohnten Fällen genügt Sofort drucken. Wollen Sie Texte, Beträge oder die Adresse vorher ansehen, schalten Sie Sofort drucken aus und Rechnung danach öffnen ein – gedruckt wird dann auf der Rechnungsseite.

Siehe auch

• Abrechnung im Überblick
• Abrechnung nach GebüH
• Abrechnungsfälle
• Rechnungsliste
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungsvorlagen