Auswertung

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Die Auswertung zeigt auf einen Blick, wie viel die Praxis in Rechnung gestellt hat, was eingegangen ist und was noch offen ist. Außerdem erzeugen Sie hier die Listen für die Buchhaltung und den Steuerberater (Jahresübersicht, Umsatzliste, OP-Liste, Zahlungseingangsliste) und prüfen mit der Tagesliste, ob für die Patienten eines Tages alle Ziffern erfasst sind.

Alle Zahlen gelten für die ganze Praxis, also für alle Leistungserbringer zusammen. Eine Aufteilung nach Leistungserbringer bietet die Seite nicht; in den Listen steht das Kürzel des Leistungserbringers in der Spalte LE. Wer die Seite sehen darf, legt die Rolle fest (Bereich Auswertung, siehe Benutzer und Rollen).

So rechnet Salvia

Drei Regeln erklären fast alle Zahlen auf dieser Seite:

• Umsatz zählt nach Rechnungsdatum. Eine Rechnung zählt in dem Monat, in dem sie ausgestellt wurde – nicht, wenn sie bezahlt wird. Rechnungen ohne Rechnungsdatum (noch in Bearbeitung, nie gedruckt) zählen nicht. Beträge sind brutto (Rechnungssumme), sofern die Kachel nicht „Netto“ sagt.
• Ein Storno ändert keinen vergangenen Monat. Die stornierte Rechnung bleibt mit ihrem Betrag in ihrem Rechnungsmonat, die Stornorechnung zählt negativ im Monat des Stornos. Monate, die Sie schon an den Steuerberater gegeben haben, bleiben so unverändert. Eine Rechnung, die storniert wurde, bevor sie gedruckt war, war nie Umsatz und zählt gar nicht.
• Zahlungseingänge zählen nach Zahlungsdatum. Maßgeblich ist das Datum, das beim Erfassen der Zahlung eingetragen wurde. Alle Zahlungsarten zählen (Überweisung, EC-Karte, Kreditkarte …). Rückzahlungen an Patienten zählen als negative Zahlung. Als uneinbringlich gebuchte Beträge sind kein Zahlungseingang.

Mahngebühren gehören nicht zur Rechnungssumme: Sie sind kein Umsatz und keine Umsatzsteuer, stecken aber in den Zahlungseingängen und im offenen Betrag.

Aufteilung nach Umsatzsteuergesetz

Jede Rechnung teilt Salvia nach dem Umsatzsteuergesetz in Teile auf – genau so, wie es über der Gesamtsumme der Rechnung steht. Zusammen ergeben die Teile immer die Rechnungssumme. Kennzahlen, Diagramm, Jahresübersicht und Umsatzliste verwenden überall dieselben Bezeichnungen:

Auch auf einer Rechnung als Kleinunternehmer bleiben die Heilbehandlungen steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG) – nur die Produkte stehen unter ohne USt. (§ 19 UStG). Nach § 19 UStG zählen steuerfreie Heilbehandlungen nicht zum Gesamtumsatz für die Kleinunternehmergrenze; deshalb stehen beide Teile getrennt da. Stimmen Sie die Einordnung im Zweifel mit Ihrem Steuerberater ab.

Überblick

Die Seite besteht aus Kacheln: links oben die Kachel Berichte, daneben die Kennzahlen, darunter zwei Diagramme.

• Anordnen: Kacheln lassen sich mit der Maus an eine andere Stelle ziehen und in der Größe ändern.
• Ausblenden: Das Auge-Symbol im Kopf einer Kachel blendet sie aus.
• Wieder einblenden: Rechtsklick auf die Kachelfläche öffnet eine Liste aller Kacheln. Ein Klick auf einen Eintrag blendet die Kachel ein oder aus; das Auge-Symbol davor zeigt den aktuellen Zustand.

Anordnung und Auswahl merkt sich Salvia für diesen Browser an diesem Arbeitsplatz. An einem anderen Rechner sehen Sie die Standardanordnung.

Die Kennzahlen

„YTD“ bedeutet „seit Jahresbeginn“, also das laufende Kalenderjahr. „Aktueller Monat“ ist der laufende Kalendermonat.

Bei einigen Kacheln erklärt ein Hinweis beim Darüberfahren mit der Maus die Zahl genauer.

Hinweis: Zahlungen tilgen immer zuerst das Honorar, erst der Rest deckt die Mahngebühr. Zahlt ein Patient nur einen Teil, ist darin also noch keine Mahngebühr enthalten.

Die Diagramme

Umsatz Jahresverlauf zeigt für jeden Monat eines Jahres als Säulen Brutto (Umsatz gesamt), steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG), Ausfallhonorar (ohne USt.), ohne USt. (§ 19 UStG) und steuerpflichtig (netto), dazu Zahlungseingänge als Linie. Die Umsatzsteuer steckt nur in Brutto (siehe Kachel Umsatzsteuer YTD); Brutto ist genau die Summe der anderen Säulen plus Umsatzsteuer. Im Feld Jahr wählen Sie das Jahr; voreingestellt ist das laufende.

Jahresvergleich stellt mehrere Jahre nebeneinander: Umsatz Brutto als Säule, Zahlungseingänge als Linie. In Von und Bis stellen Sie die Jahre ein; voreingestellt sind Vorjahr und laufendes Jahr.

Fahren Sie mit der Maus über eine Säule oder einen Punkt, zeigt Salvia den genauen Betrag. Beide Diagramme rechnen nach denselben Regeln wie die Kennzahlen.

Berichte drucken

Die Kachel Berichte enthält fünf Schaltflächen. Die ersten vier erzeugen je eine PDF-Datei, die Ihr Browser herunterlädt. Im Kopf stehen Name, Anschrift und Steuernummer der Praxis aus Betriebsstätte. Die fünfte, Tagesliste, öffnet eine eigene Seite (siehe Tagesliste).

Für die vier PDF-Berichte können Sie keinen anderen Zeitraum wählen; nur die Tagesliste hat eine Auswahl des Tages.

Worauf Sie in den Listen achten sollten

• Umsatzliste: Stornorechnungen stehen als eigene Zeile mit negativem Betrag und dem Status „Storno“ am Tag des Stornos. Rechnungen, die storniert wurden, bevor sie gedruckt waren, stehen grau mit Sternchen (*) in der Liste und zählen in keiner Summe. Die Summenzeilen nennen nur Teile mit Betrag: steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG), Ausfallhonorar (ohne USt.), ohne USt. (§ 19 UStG), je Steuersatz Netto und zzgl. … % USt., darunter Gesamtumsatz (brutto). Dann folgen Zahlungseingänge, davon Mahngebühren (kein Umsatz) und Noch offen. Die Zahlungseingänge dort sind alle Zahlungen auf die aufgeführten, nicht stornierten Rechnungen – unabhängig davon, wann gezahlt wurde.
• Jahresübersicht: Monate mit einer Buchung zeigen ihre Werte, auch negative (z. B. nur ein Storno). Monate ohne Rechnung und ohne Storno bleiben leer.
• OP-Liste: Oben stehen Offene Posten, Rechnungssumme gesamt, Noch offen gesamt und Mahnungen (Stufe 1–4). Die Gruppen reichen von „Noch offen (keine Mahnung)“ bis „Mahnstufe 4“. Der offene Betrag enthält noch nicht bezahlte Mahngebühren; sie sind unten als davon Mahngebühren ausgewiesen.
• Zahlungseingangsliste: Wurden Mahngebühren bezahlt, zeigt eine zusätzliche Spalte davon Mahngeb. den Anteil je Zahlung. Rückzahlungen erscheinen mit negativem Betrag.

Tagesliste

Die Tagesliste zeigt für einen Tag jeden Patienten mit seinen Ziffern und dem Betrag. So sehen Sie am Abend auf einen Blick, ob für jeden Patienten alle notwendigen Ziffern erfasst sind – der Kalender zeigt nur, ob für einen Termin eine Leistung erfasst ist, nicht welche.

So öffnen Sie sie: Kachel Berichte › Tagesliste. Voreingestellt ist heute. Mit Vortag und Nächster Tag blättern Sie, im Datumsfeld wählen Sie einen beliebigen Tag, Heute springt zurück. PDF herunterladen speichert die Liste des gewählten Tages als PDF (Dateiname z. B. Tagesliste_2026-10-14.pdf).

Welche Patienten stehen darin? Alle mit einem Termin an diesem Tag und alle, für die an diesem Tag Leistungen erfasst sind – auch ohne Termin (Telefonat, Hausbesuch, Labor). Gelöschte (abgesagte) Termine und Termine ohne Patient fehlen.

Unter der Liste steht die Summe des Tages, darüber die Zahl der Patienten und der auffälligen Zeilen. Leistungen in Fällen „Nicht abrechnen“ stehen nie in der Summe; sie erscheinen nur zur Information.

Erklärung am Bildschirm: Fahren Sie mit der Maus über ein Kennzeichen, sagt Salvia, warum es dort steht – bei „Ausgefallen“ z. B. „„Nicht erschienen“ (enthält „nicht erschienen“)“, bei „Keine Leistung LE2“ den Termin und die Uhrzeit. Die Legende aller Kennzeichen erscheint, wenn Sie mit der Maus über den Kopf der Spalte Prüfung fahren. Das PDF erklärt beides in den Hinweisen unter der Liste.

Woran erkennt Salvia einen ausgefallenen Termin?

Am Terminstatus. Als ausgefallen gilt ein Termin, wenn einer seiner Status in der Bezeichnung eines dieser Wörter enthält – Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle: „nicht erschienen“, „abgesagt“, „ausgefallen“, „ausfall“, „versäumt“ (auch „versaeumt“), „storniert“, „no show“ (auch „no-show“). Es genügt, wenn das Wort Teil der Bezeichnung ist: „Patient hat abgesagt“ zählt, „Absage“ oder „verschoben“ zählen nicht.

Welche Ihrer Terminstatus das sind, zeigt die Legende (Kopf der Spalte Prüfung) und das PDF: „In Ihrer Praxis sind das die Terminstatus …“. Trifft es auf keinen zu, sagt die Legende das ebenfalls – legen Sie dann unter Stammdaten › Terminstatus einen Status wie „Nicht erschienen“ an (siehe Terminstatus).

• Haben alle Termine des Patienten an diesem Tag einen solchen Status und ist nichts erfasst, steht dort Ausgefallen.
• Hat er daneben einen Termin ohne Ausfall-Status, zählt dieser Termin wie jeder andere (z. B. Keine Leistung, wenn er vorbei ist).
• Gibt es eine Ausfallrechnung für den Tag, steht dort Ausfallhonorar.

Termine bei mehreren Leistungserbringern

Hatte ein Patient an einem Tag Termine bei mehreren Leistungserbringern, prüft die Tagesliste jeden davon: Für jeden vorbeigegangenen Termin ohne Ausfall-Status muss eine Leistung mit dem Kürzel dieses Leistungserbringers erfasst sein (auch in einem Fall „Nicht abrechnen“) oder eine Ausfallrechnung von ihm. Fehlt sie, steht dort Keine Leistung mit dem Kürzel. Der Leistungserbringer eines Termins ist der am Termin, sonst der seiner Termingruppe; der einer Leistung ist der an der Leistung (im Abrechnungsfall bzw. in der Rechnung).

• Hat der Patient nur Termine bei einem Leistungserbringer, zählt wie bisher und wie im Kalender jede Leistung des Tages – gleich, unter welchem Leistungserbringer sie erfasst ist.
• Termine ohne Leistungserbringer lassen sich nicht zuordnen und zählen nicht mit. Ist an diesem Tag eine Leistung ohne Leistungserbringer erfasst, meldet die Liste für den Patienten keinen fehlenden Leistungserbringer.
• Der Kalender prüft nach derselben Regel und zählt dieselben Leistungen, Rechnungen und Ausfallrechnungen: Dort zeigt der Termin ein Warndreieck mit dem Kürzel und steht in der Liste Ohne Leistung (siehe Kalender).

Ein Doppelklick auf eine Zeile öffnet den Abrechnungsfall des Tages (gibt es mehrere oder keinen, die Akte). Mit Zurück kommen Sie wieder auf denselben Tag der Tagesliste. Akte und Abrechnungsfall öffnen kann nur, wer in seiner Rolle den Bereich Patienten hat. Den Betrag eines Patienten am Termintag zeigt außerdem die Übersicht beim Klick auf einen Termin im Kalender.

Hinweis: Maßgeblich ist das Leistungsdatum. Solange zum Abrechnungsfall keine Rechnung erstellt ist, zählen die Leistungen im Abrechnungsfall. Danach zählen die Positionen der Rechnung – auch Ziffern, die Sie erst in der Rechnung ergänzt haben, und die Korrekturrechnung nach einem Storno. Ist die Rechnung ohne Korrektur storniert, zählt der Fall nicht mehr. Wer am nächsten Tag nachträgt und das Datum nicht anpasst, findet die Leistung am falschen Tag – genau das deckt die Liste auf.

Tipps und typische Fragen

Warum weicht die Tagesliste vom Umsatz ab? Die Tagesliste zählt nach Leistungsdatum, der Umsatz nach Rechnungsdatum. Außerdem enthält die Tagesliste auch Leistungen, für die noch keine Rechnung erstellt ist.

Warum weicht der Umsatz vom Kontoauszug ab? Der Umsatz zählt nach Rechnungsdatum, das Konto nach Zahlungseingang. Vergleichen Sie deshalb den Kontoauszug mit den Zahlungseingängen, nicht mit dem Umsatz. Auch die Zahlungseingänge können abweichen: Sie enthalten alle erfassten Zahlungsarten (auch EC-Karte und Kreditkarte), Mahngebühren und Rückzahlungen – und nur Zahlungen, die in Salvia erfasst sind, mit dem dort eingetragenen Datum.

Ich habe eine Rechnung aus dem Vormonat storniert – warum ist der Umsatz des Vormonats gleich geblieben? Das ist gewollt. Das Storno mindert den Umsatz im Monat des Stornos. So stimmen Monate, die schon beim Steuerberater liegen, weiterhin.

Warum ist „Offene Rechnungen Gesamt“ höher als die Summe der Rechnungsbeträge? Der offene Betrag enthält gestellte, noch nicht bezahlte Mahngebühren.

Was mache ich mit „Offene Rückzahlungen“? Das ist Geld, das Patienten zurückbekommen. Zahlen Sie es zurück und erfassen Sie die Rückzahlung in der Rechnung im Reiter Buchhaltung als Zahlung mit eingeschaltetem Rückzahlung an den Patienten – dann verschwindet sie aus der Kachel. Wie viele Rechnungen betroffen sind, zeigt der Hinweis beim Darüberfahren. Siehe Zahlungen und Mahnungen.

Warum fehlt eine Rechnung im Umsatz? Sie hat noch kein Rechnungsdatum. Das Rechnungsdatum setzt Salvia beim ersten Druck, falls es nicht schon eingetragen ist. Eine Rechnung, die vor dem Druck storniert wurde, zählt nie.

Die Steuernummer fehlt auf der Jahresübersicht. Tragen Sie sie unter Stammdaten › Betriebsstätte im Feld Steuernummer ein.

Ein Produkt steht unter „ohne USt. (§ 19 UStG)“, obwohl die Praxis kein Kleinunternehmer ist. Die Rechnung wurde mit einer Rechnungsvorlage „Kleinunternehmer“ gestellt. Prüfen Sie den Schalter unter Stammdaten › Rechnungsvorlagen (siehe Rechnungsvorlagen). Eine gestellte Rechnung ändern Sie über Storno und Korrekturrechnung.

Warum stehen Ausfallhonorare nicht bei „steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG)“? Für einen versäumten Termin wurde keine Heilbehandlung erbracht. Salvia weist Ausfallhonorare deshalb getrennt aus – ohne Umsatzsteuer, wie sie berechnet werden. Wie sie in Ihrer Buchhaltung zu behandeln sind, klärt Ihr Steuerberater.

Siehe auch

• Rechnungsliste
• Zahlungen und Mahnungen
• Storno und Korrektur
• Der Weg von der Leistung zum Geld
• Betriebsstätte