Termingruppen
Edition: eine Termingruppe in jeder Edition, weitere ab Salvia Pro Menü: Stammdaten › Termingruppen
Eine Termingruppe ist eine Spalte im Terminkalender, zum Beispiel ein Heilpraktiker, eine Therapeutin oder ein Gerät. Für jede Gruppe legen Sie Arbeitszeiten und Pausen fest und bestimmen, ob Patienten in dieser Spalte online Termine buchen können.
Die Liste
Die Liste zeigt alle Termingruppen mit ihrer Bezeichnung. Ein Doppelklick öffnet eine Gruppe zum Bearbeiten.
Salvia legt beim Einrichten automatisch die Gruppe „Standard“ an (Montag bis Freitag, 7:00 bis 18:00 Uhr). Diese Gruppe können Sie in jeder Edition umbenennen und anpassen.
Die Schaltfläche Neu und die Schaltfläche Löschen gibt es erst ab Salvia Pro. In Salvia Single und Salvia Single Unlimited arbeiten Sie mit einem Kalender.
Termingruppe anlegen oder bearbeiten
- Klicken Sie auf Neu (ab Salvia Pro) oder doppelklicken Sie auf eine vorhandene Gruppe.
- Füllen Sie die Karte Allgemein aus.
- Stellen Sie in der Karte Arbeitszeiten für jeden Wochentag ein, ob und von wann bis wann gearbeitet wird.
- Tragen Sie bei Bedarf Pausen ein (siehe unten).
- Wenn Sie das Terminportal nutzen: Füllen Sie Online Terminportal und Arbeitszeiten (Online) aus.
- Klicken Sie oben auf Speichern.
Karte „Allgemein“
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Pflicht. Überschrift der Spalte im Kalender, z. B. „Hans Muster“ oder „Akupunktur“. |
| Farbe | Grundfarbe der Termine in dieser Spalte. Hat ein Termin eine Terminkategorie, erscheint er in der Farbe der Kategorie. |
| Leistungserbringer | Der Behandler, zu dem die Spalte gehört. Neue Termine landen bevorzugt in der Spalte des Standard-Leistungserbringers; Laufzettel und Terminzettel nennen diesen Behandler, wenn am Termin keiner eingetragen ist. |
| Termine außerhalb der Arbeitszeit | Schalter für Termine außerhalb der Arbeitszeiten dieser Gruppe. |
Karte „Arbeitszeiten“
Für jeden Wochentag gibt es einen Schalter (z. B. Montag) sowie Von und Bis. Zeiten außerhalb der Arbeitszeit erscheinen im Kalender leicht abgedunkelt. Der Laufzettel richtet sich ebenfalls nach diesen Zeiten.
Hinweis: Welcher Zeitraum im Kalender überhaupt zu sehen ist (z. B. 6 bis 19 Uhr), legen Sie für die ganze Praxis unter Stammdaten › Betriebsstätte in der Karte Terminverwaltung fest (Arbeitszeit Beginn, Arbeitszeit Ende).
Pausen
In der Karte Pausen sehen Sie die Pausen dieser Gruppe. Mit dem Plus-Symbol legen Sie eine neue an, per Doppelklick bearbeiten Sie eine vorhandene, mit dem Papierkorb löschen Sie sie. Es öffnet sich das Fenster Pause:
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Bezeichnung | Name der Pause, z. B. „Mittagspause“. |
| Start / Ende | Datum und Uhrzeit einer einmaligen Pause (z. B. Fortbildung am Freitagnachmittag). |
| Datum, Beginn, Ende | Erscheinen statt Start/Ende, sobald Sie eine Wiederholung einstellen: erster Tag und Uhrzeiten der Pause. |
| Termine zulassen | Schalter, ob in der Pause Termine erlaubt sein sollen. |
| Farbe | Farbe, mit der die Pause im Kalender hinterlegt wird (ohne Angabe rot). |
| Wiederholung | Häufigkeit (Tag, Woche, Monat, Jahr oder „Niemals“), Abstand und Ende der Wiederholung, z. B. „jede Woche montags bis mittwochs“. |
Pausen erscheinen im Kalender als halbdurchsichtige farbige Fläche in der Spalte der Gruppe.
Hinweis: Pausen werden erst mit Speichern der Termingruppe gesichert. Wer die Seite nach dem Anlegen einer Pause ohne Speichern verlässt, verliert die Pause.
Karte „Online Terminportal“ und „Arbeitszeiten (Online)“
Diese Karten brauchen Sie nur, wenn Ihre Praxis das Terminportal nutzt. Die Einzelheiten stehen unter Online-Terminbuchung.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Buchbar | Nur wenn eingeschaltet, können Patienten in dieser Gruppe online buchen. |
| Bezeichnung | Name der Gruppe im Portal. Leer = die normale Bezeichnung. |
| Nur für Privatpatienten sichtbar | Die Gruppe wird im Portal nur Privatpatienten angeboten. |
| Keine Terminlücken zulassen | Das Portal bietet nur Zeiten an, die direkt an bestehende Termine oder an Beginn und Ende freier Zeit anschließen. So entstehen keine kleinen Lücken im Tag. |
| Terminraster in Minuten | Abstand der angebotenen Startzeiten (Standard 15 Minuten). |
| Vorlaufzeit in Tagen | Wie viele Tage im Voraus frühestens gebucht werden kann (Standard 1 Tag). |
| Arbeitszeiten (Online) | Je Wochentag Schalter, Von und Bis: nur in diesen Zeiten bietet das Portal Termine an. Sie können enger sein als die normalen Arbeitszeiten. |
Tipps und typische Fragen
Warum sehe ich keine Schaltfläche „Neu“? Weitere Termingruppen gibt es ab Salvia Pro. Passen Sie in den kleineren Editionen die vorhandene Gruppe an.
Ich habe eine Pause eingetragen, aber der Kalender lässt dort trotzdem Termine zu. Der Kalender zeigt Pausen und Zeiten außerhalb der Arbeitszeit farbig an, sperrt sie aber nicht. Sie können dort weiterhin Termine eintragen, etwa für Notfälle.
Was passiert beim Löschen einer Gruppe? Nach einer Rückfrage wird die Gruppe entfernt. Termine, die in dieser Gruppe lagen, erscheinen danach in keiner Spalte mehr. Ordnen Sie diese Termine vorher einer anderen Gruppe zu.
Brauche ich eine Gruppe pro Behandler? Nicht zwingend. Viele Praxen legen je Behandler eine Spalte an; eine Spalte für ein Gerät oder einen Raum ist ebenso möglich. Welche Spalten ein Arbeitsplatz zeigt, stellt jeder Platz im Kalender selbst ein.
Ändert das Speichern etwas im Terminportal? Ja. Ist das Terminportal eingeschaltet, überträgt Salvia nach dem Speichern oder Löschen einer Gruppe alle Einstellungen neu an das Portal.