Ersteinrichtung
Diese Seite beschreibt den ersten Start von Salvia: das erste Konto anlegen, die Musterdaten durch die eigenen Praxisdaten ersetzen und die Stammdaten in einer sinnvollen Reihenfolge einrichten.
Was Salvia beim ersten Start mitbringt
Bei einer neuen Installation richtet sich Salvia beim ersten Start selbst als Heilpraktiker-Praxis ein, die nach dem Gebührenverzeichnis für Heilpraktiker (GebüH) abrechnet. Danach sind bereits vorhanden:
- der Ziffernkatalog „GebüH“ und der ICD-Diagnosenkatalog
- Krankenkassen
- die Rechnungsvorlage „GebüH Rechnung“ mit Kopf- und Fußtext als Muster
- der Behandlungsvertrag mit dem Muster „Behandlungsvertrag und Kosteninformation“
- die Standard-Dokumentationstypen, darunter Bescheinigung und Arzneimittelempfehlung
- eine Termingruppe „Standard“ (Montag bis Freitag, 7:00 bis 18:00 Uhr)
- ein leeres E-Mail-Konto mit der Bezeichnung „Email“
Außerdem legt Salvia Platzhalter an, die Sie ersetzen müssen:
| Wo | Platzhalter |
|---|---|
| Stammdaten › Betriebsstätte | „Naturheilpraxis Muster“, Musterstr. 11, 12345 Musterhausen |
| Stammdaten › Leistungserbringer | Hans Muster, Kürzel „HMuster“, Berufsbezeichnung „Heilpraktiker“ |
Achtung: Die Drucklayouts übernehmen Name und Anschrift der Praxis und des Leistungserbringers aus diesen Stammdaten, die Rechnungsvorlage „GebüH Rechnung“ außerdem die Berufsbezeichnung. Solange die Platzhalter stehen, können sie auf Ausdrucken wie Rechnungen erscheinen. Ersetzen Sie sie vor dem ersten Ausdruck.
Hinweis: Die Mustertexte in Rechnungsvorlage und Behandlungsvertrag sind unverbindlich und ohne Gewähr. Passen Sie sie an Ihre Praxis an, bevor Sie sie verwenden.
Das erste Konto anlegen
Gibt es noch kein Konto, zeigt die Anmeldeseite „Noch kein Konto eingerichtet“.
- Klicken Sie auf Zur Ersteinrichtung. Es erscheint „Willkommen!“.
- Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle).
- Klicken Sie auf Admin-Account erstellen.
- Sie kommen zurück zur Anmeldeseite. Melden Sie sich mit der eben eingegebenen E-Mail-Adresse und dem Passwort an.
| Feld | Bedeutung |
|---|---|
| Pflicht. Damit melden Sie sich künftig an. Muss eine gültige E-Mail-Adresse sein. | |
| Angezeigter Name | Ihr Name im Programm. Ist vorbelegt mit dem Namen des vorhandenen Leistungserbringers. |
| Passwort | Pflicht, mindestens 8 Zeichen. |
| Passwort wiederholen | Pflicht, muss mit dem Passwort übereinstimmen. |
Das Konto erhält die Rolle „Behandler“ mit vollem Zugriff. Salvia verknüpft es mit dem vorhandenen Leistungserbringer unter Stammdaten › Leistungserbringer. Bei einer neuen Installation ist das der Platzhalter „Hans Muster“. Tragen Sie dort nach der Anmeldung Ihren eigenen Namen ein. Bei einer bestehenden Installation bleiben alle Daten unverändert.
Weitere Konten legen Sie später unter Stammdaten › Leistungserbringer (Behandler) bzw. Stammdaten › MFA-Benutzer (Praxisteam, ab Salvia Pro) an.
Checkliste: Stammdaten in dieser Reihenfolge einrichten
Gehen Sie die Punkte von oben nach unten durch. Was Sie nicht brauchen, überspringen Sie.
Praxis
- Betriebsstätte: Praxisname, Adresse, Kontakt, Steuernummer, Logo.
- Leistungserbringer: Platzhalter „Hans Muster“ durch den eigenen Namen und das eigene Kürzel ersetzen und die Berufsbezeichnung prüfen (vorbelegt „Heilpraktiker“), z. B. „Heilpraktikerin“ oder „Heilpraktikerin für Psychotherapie“ – die Rechnungsvorlage „GebüH Rechnung“ nennt sie im Kopftext. Weitere Behandler legen Sie ab Salvia Pro hier ebenfalls an.
- E-Mail-Konten: Zugangsdaten für den Versand von Rechnungen, Briefen und Terminzetteln.
- Drucker und Drucklayouts: Zum Drucken braucht Salvia einen Print Agent. Einen Print Agent auf dem Salvia-Server erkennt Salvia von selbst. Für einen Arbeitsplatz öffnen Sie Salvia an diesem Rechner, klicken unter Stammdaten › Drucker auf Print Agent herunterladen, installieren das Setup (Windows) bzw. die DMG (Mac) und klicken dann auf Agent suchen (Voraussetzungen unter Kein Agent gefunden). Ohne Print Agent können Sie Dokumente nur mit Als PDF laden speichern – bei mehreren Dokumenten heißt der Knopf z. B. 3 PDF-Dokumente als ZIP laden. In den Drucklayouts legen Sie danach Briefkopf und Aussehen der Ausdrucke fest.
- MFA-Benutzer und Rollen (ab Salvia Pro): Konten für das Praxisteam.
Abrechnung
- Rechnungsvorlagen: Nummernkreis, Texte, Bankverbindung, Mahnstufen – die Mustertexte der Vorlage „GebüH Rechnung“ an Ihre Praxis anpassen.
- Verträge: das Muster „Behandlungsvertrag und Kosteninformation“ an Ihre Praxis anpassen.
- Ziffern und Ziffernketten: den Betrag der GebüH-Positionen, die Sie berechnen (vorbelegt mit dem GebüH-Höchstbetrag), eigene Ziffern und häufig gemeinsam abgerechnete Leistungen.
Termine
- Termingruppen: Arbeitszeiten der Gruppe „Standard“ anpassen.
- Terminvorlagen, Terminkategorien, Terminstatus, Feiertage.
- Räume (ab Salvia Pro): für das virtuelle Wartezimmer.
Dokumentation
- Dokumentationstypen und Dokumentationsvorlagen.
- Textbausteine und Briefbausteine.
- Chin. Rezeptsignaturen und Chin. Rezept Favoriten.
Sicherheit und Geräte
- Backup und Automatisch speichern. Auf der Backup-Seite sehen Sie auch die Programmversion, siehe Programm-Updates.
- Mobilgeräte (ab Salvia Single Unlimited).
- Agenten und GDT-Geräte, Labore, DICOM (ab Salvia Pro).
Zum Schluss legen Sie Kontakte wie Hausärzte, Kliniken und Apotheken im Adressbuch an.
Tipps und typische Fragen
Die Ersteinrichtung meldet „Es ist kein Leistungserbringer vorhanden“. Legen Sie zunächst unter Stammdaten › Leistungserbringer einen Leistungserbringer an und laden Sie die Seite neu.
Die Seite zeigt „System bereits eingerichtet“. Es gibt schon ein Konto. Klicken Sie auf Zum Login und melden Sie sich an.
Muss ich die Kataloge (GebüH, ICD) selbst einspielen? Nein. Beide Kataloge bringt Salvia bei der Einrichtung mit.
Wo stelle ich ein, dass die Praxis nach dem GebüH abrechnet? Nirgends – Salvia rechnet immer nach dem GebüH ab. Was dabei wichtig ist, steht unter Abrechnung nach GebüH.
Ich möchte Daten aus meiner bisherigen Software mitnehmen. Wenden Sie sich an den Prismamed-Support.